Đặt Tên Hay Cho Sự Kiện / Top 12 Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 9/2023 # Top Trend

1. Nghiên cứu những gì đã có

Xem lại các sự kiện phổ biến trên thị trường. Nếu như không tìm được tên ưng ý thì việc tìm kiếm trên mạng sẽ mang lại cho bạn những đề xuất các tên tương tự có thể đem lại nhiều ý tưởng hơn. Ngoài ra, khi bạn tìm kiếm tên bạn đã chọn trên Google, bạn có thể biết liệu có tên nào đã được xếp hạng với từ khóa tương tự như tên này hay không. Dù sao thì càng ít cạnh tranh về SEO thì càng tốt hơn.

2. Cân nhắc sử dụng các từ khóa về văn hóa hoặc chuyên ngành

Nếu bạn muốn làm điều gì thì hãy nói nó ra. Việc bạn thêm từ ngữ chuyên ngành vào tên của sự kiện, khách hàng sẽ thấy rằng bạn đã tìm hiểu kỹ về sản phẩm, thương hiệu của họ; bạn hiểu họ nói về vấn đề gì, bất kể bạn có bao nhiêu kinh nghiệm trong lĩnh vực này. 

3. Hãy dùng tên thật đơn giản và dễ hiểu

Bạn không cần phải có cái tên thật độc đáo, khác lạ; một cái tên rõ ràng và chính xác không phải là một điều tệ đối với sự kiện. Với “Lễ kỷ niệm 45 năm thành lập tổng công ty Viglacera (1974 – 2023)”, tên của nó đã phần nào thể hiện rõ nội dung của sự kiện này, là một buổi lễ chúc mừng kỷ niệm ngày thành lập của công ty năm 1974, và sự kiện chúc mừng này được diễn ra vào năm 2023. 

4. Tự do liên kết từ ngữ

Đơn giản bạn chỉ cần lấy thông tin cơ bản nhất về sự kiện và suy nghĩ về một số điều mà bạn nghĩ về nó, khi đã loại bỏ một vài bước. Ví dụ với tên sự kiện “Chân dung kế toán trưởng thực thụ” thì thông tin cơ bản mà sự kiện này đém lại chính là giúp khách tham dự có thể lắng nghe những chia sẻ về nghề kế toán, giúp họ bỏ túi những bí kíp kinh nghiệm thực tế từ các anh chị đi trước về nghề này.

5. Sử dụng từ ngữ khéo léo

Bạn có thể sử dụng cách chơi chữ giúp tên sự kiện hay và dễ nhớ hơn. Hay nếu tên bạn muốn đã được sử dụng thì việc dùng những từ đồng nghĩa với từ mà bạn đã nghĩ ra giúp cho tên sự kiện của bạn độc đáo, mới lạ hơn.

Làm gì để tìm kiếm ý tưởng cho một sự kiện?

Ý tưởng bắt nguồn từ đâu

Để có ý tưởng tốt cho Event, điều tiên quyết là phải có cảm hứng mới có thể phát sinh được những ý tưởng thăng hoa. Event càng “thoáng” về ngân sách, càng đặt cao yếu tố ấn tượng, thẩm mỹ… thì càng có đất dụng võ cho những người làm creative. Tuy nhiên có một thực tế là những Event như thế không nhiều, chỉ chiếm chưa tới 10% trong số các Event lớn nhỏ tại Việt Nam. Chính vì vậy, nhiều người làm công việc sáng tạo thường bị níu chân bởi những proposal với những xoàng xĩnh dành cho những Event thiên về việc thực hiện, không đòi hỏi sáng tạo bay bổng. Về lâu về dài, người làm creative bị bào mòn dần, họ vị bó hẹp trong cái khuôn mang tên “giới hạn ngân sách”. Người làm creative tốt nhất không nên can dự sâu vào việc viết các proposal mang tính thực thi (execution), hãy làm đúng chức phận của mình: sáng tạo ý tưởng.

Mọi người cho rằng quá trình brainstorm (động não) với sự tham gia của nhiều người sẽ mang lại nhiều ý tưởng hữu ích, tuy nhiên cũng có nhiều người cảm thấy thoải mái hơn khi phải ngồi suy nghĩ ý tưởng một mình. Có người thích suy nghĩ ý tưởng ở nhà, có người thích ra quán cafe, công viên, lại có người nhất định phải ngồi tại văn phòng mới nghĩ ra được ý tưởng. Nhiều người chỉ suy nghĩ được ý tưởng khi chúng ta cho họ thời gian rộng rãi, nhiều người lại chỉ làm việc hiệu quả khi có sức ép về thời gian và tiến độ. Làm thế nào để suy nghĩ được ý tưởng cho Even một cách tốt nhất là tùy ý thích và cảm giác của bạn, miễn là bạn thấy thoải mái để suy nghĩ ý tưởng nhất, chứ không cần thiết phải “làm theo những gì người khác thường làm”.

Sử dụng Mindmap là cách tốt để sáng tạo ý tưởng cho sự kiện

Những chuyến đi du lịch, những lần tham dự Event của các công ty khác tổ chức cũng có thể giúp bạn nảy sinh nhiều ý tưởng mới lạ. Có người nói vui “90% ý tưởng là do ăn cắp và xào nấu lại mà thành”. Từ những ý tưởng cóp nhặt được, bạn có thể “phăng” ra được rất nhiều ý tưởng cho riêng mình.

Đừng bỏ qua những điều nhỏ nhặt trong thực tế vì chính nó sẽ khơi gợi những ý tưởng mới cho chúng ta. Kiến trúc lạ mắt của một căn nhà có thể làm bạn nảy sinh ý tưởng mới về tạo hình sân khấu, hình ảnh gây ấn tượng trong một bức tranh có thể làm nên một concept của chương trình, một nét văn hóa đặc sắc nào đó có thể gợi cho bạn ý tưởng về trang phục của PG… Người viết cũng hay sưu tầm những hình ảnh đặc sắc, có thể là hình những đồ vật xếp bằng giấy, nghệ thuật vẽ chân dung bằng bình xịt sơn, một núi bánh kẹo khổng lồ…, và coi đó như những gợi ý tốt cho mình khi suy nghĩ những ý tưởng độc đáo, đặc sắc cho Event.  Chị Tâm Phan – một Event Manager thành công chia sẻ một bí quyết để có thể đưa ra những ý tưởng tốt là luyện cho mình phản xạ ngầm phân tích những “Action behind the scenes” khi xem một bộ phim, một chương trình live show, một hoạt động promotion ở siêu thị… và luôn đặt câu hỏi: nếu là mình thì mình sẽ làm gì để nó hấp dẫn hơn, thành công hơn. Đôi khi, nguồn cảm hứng đến từ ngay xung quanh ta là vậy.

Người làm nghề sáng tạo cũng nên đầu tư tìm hiểu về văn hóa, lịch sử để chuẩn bị cho mình một phông nền kiến thức đủ vững vàng để thể hiện “cho tới” những ý tưởng trong Event. Đã có trường hợp trong một Event giới thiệu sản phẩm, người tổ chức tôn vinh văn hóa Mỹ Latin nhưng lại cho các vũ công nhảy điệu Valse, nếu người có am hiểu chút ít về khiêu vũ sẽ biết điệu Valse (Waltz) bắt nguồn từ châu Âu, nếu vũ công nhảy điệu Rumba, Chachacha, Samba… thì sẽ mang hơi thở Latin rất rõ rệt. Sự phô bày trí tuệ kiểu “nửa mùa” như vậy sẽ làm cho Event bớt đẹp trong con mắt những người tham dự có am hiểu.

Hạn chế copy và paste

Khi một người làm creative đầu tư nhiều tâm huyết vào một proposal nào đó, họ thường có xu hướng tiếc nuối khi proposal không thắng thầu (mà đây là chuyện thường gặp khi các Event Agency tham gia bidding). Vì vậy họ thường “tái sử dụng” các ý tưởng đó vào các Event tương tự về sau. Việc này góp phần làm bào mòn sự sáng tạo và chây ì nỗ lực của họ, đó là điều thường gặp ở nhiều người làm sáng tạo sau một thời gian làm việc ở Event Agency.

Phúc, một thành viên trên diễn đàn F-Event chia sẻ lại kinh nghiệm của mình: “Trước đây mình từng làm event executive của một ngân hàng – một lĩnh vực e ngại sự sáng tạo nhất. Bao nhiêu là ý tưởng đưa lên đều bị sếp khất lần, bảo rằng để coi ngân hàng khác có làm thì mình hãy làm. Thế là mình quyết định chuyển việc qua một môi trường mới với một vị sếp khuyến khích sáng tạo, nnhưng sau một thời gian mình lại cứ xào nấu lại những ý tưởng cũ, và anh sếp cũng thấy được vấn đề của mình. Một hôm anh giao cho làm ý tưởng cho một sự kiện trong sinh viên, nhưng anh kêu mình cầm một tờ giấy và đi ra quán cafe, trong một ngày phải viết ra ý tưởng cho sự kiện. Quả thật là có hiệu quả, viết được hẳn một ý tưởng không giống những cái cũ. Và từ đó mình thấy, vấn đề là chúng ta hay bị hồi nhớ về những sự kiện cũ, từ những proposal có sẵn trong máy tính nên bị định hướng suy nghĩ. Hãy bỏ hết tất cả, trong tay chỉ có một cây bút và tờ giấy trắng để sáng tạo mà thôi”. Qua đó, chúng ta thấy rằng, để nghĩ được những ý tưởng thực sự mới mẻ, và không bào mòn chính con người mình, hãy hạn chế thói quen copy và paste.

Khoảng cách từ ý tưởng đến thực tế

Một thực tế cần phải nhìn nhận là nhiều ý tưởng rất bay bổng, thăng hoa nhưng lại không hoặc rất khó thực hiện trong thực tế, điều này thường gặp ở những sinh viên mới ra trường hoặc những người chưa có nhiều kinh nghiệm với ngành Event. Nên nhớ rằng con diều nào dù bay cao đến đâu thì vẫn phải gắn với mặt đất bằng một sợi dây. Nếu ý tưởng bạn đưa ra có hay, có tốt đến mấy nhưng không mang tính khả thi, quá tốn kém không cần thiết hoặc không đáp ứng được những mong muốn, dự định của khách hàng, của công ty… thì nó cũng sớm trở nên vô dụng.

Người làm creative nên tham dự nhiều Event để học hỏi, quan sát nhằm có những ý tưởng mang tính thực tế cao, ngoài ra cần phải nắm bắt những ý muốn, kỳ vọng của người muốn làm Event  để tránh tình trạng trống đánh xuôi kèn thổi ngược. Một người hay phản biện những ý tưởng sáng tạo của bạn là một “Idea-killer”, nhưng họ cũng có vai trò tốt trong việc nắm chân bạn để bạn khỏi bay lên quá cao so với mặt đất.

Nguồn: Event Channel

Dù mới chỉ xuất hiện ở Việt Nam trong một vài năm gần đây nhưng tổ chức sự kiện lại có một sự phát triển nhanh chóng. Nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng tăng cao nên cơ hội việc làm trong nghề này cũng được mở rộng. Người làm trong ngành nghề này có thể ứng tuyển ở nhiều vị trí với mức lương hấp dẫn.

Theo những người làm về marketing, event là một công cụ below-the-line hữu ích giúp thương hiệu “giao tiếp” với những khách hàng mục tiêu một cách chuẩn xác và ấn tượng nhất.

Các hình thức của Event ngày càng trở nên đa dạng. Một vài loại hình Event mà ta có thể dễ dàng thấy như:

*Activation Event:

*Public Event:

*Entertainment events (Sự kiện giải trí)

*Festive events

*Trade Marketing

* Trong sự kiện: Tổ chức sự kiện theo kế hoạch đã lập ra.

Nghiên cứu thương hiệu để xác định đối tượng mà sự kiện hướng tới.

Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện.

Đề ra ý tưởng cho sự kiện.

Lập kế hoạch triển khai và dự trù kinh phí.

Chuẩn bị logistic, nhân sự và các yếu tố kỹ thuật để thực hiện chương trình.

Chuẩn bị các phương án dự phòng.

* Sau sự kiện: tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ khác giúp kéo dài hiệu ứng của sự kiện đó.

4. Các vị trí công việc trong nghề tổ chức sự kiện

Công việc của ngành tổ chức sự kiện rất nhiều. Do vậy chúng sẽ được phân chia thành nhiều công việc ở từng vị trí khác nhau. Các vị trí sẽ phối hợp nhịp nhàng với nhau để hoàn thành sự kiện.

Trong một ekip chạy sự kiện, đạo diễn sẽ là người có vị trí cao nhất. Đạo diễn sự kiện được chia ra phụ trách từng mảng riêng như: đạo diễn sân khấu, đạo diễn âm nhạc, đạo diễn kịch bản, đạo diễn ánh sáng. Đạo diễn có nhiệm vụ lên ý tưởng, thực hiện và đảm bảo các nhiệm vụ tương tự. sự kiện: 20.000.000 VNĐ – 50.000.000 VNĐ hoặc có thể cao hơn rất nhiều.

Điều phối viên thường phải hoạt động rất nhiều trong khi sự kiện diễn ra. Những khu vực điều phối viên hoạt động nhiều nhất đó là khu vực bàn điều khiển, cánh gà sân khấu. Đôi khi điều phối viên cũng phải xuất hiện ở bàn đón khách để hỗ trợ tiếp tân. Thông thường, trọng sự kiên chúng ta hay thấy điều phối viên mặc trang phục màu đen.

Điều phối viên có trách nhiệm đảm bảo sự kiện hoạt động trơn tru, bằng cách điều phối nhân sự, âm thanh, ánh sáng. Những điều phối viên sự kiện thường có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm.

Mức lương theo sự kiện từ 1.000.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ tùy vị trí phụ trách và quy mô sự kiện. Tuy nhiên, điều phối viên sẽ có mức lương trung bình khoảng 3.000.000 VNĐ/sự kiện hoặc nhận lương cứng theo tháng là 10 triệu đồng/tháng.

Sale event là người tư vấn cho khách hàng những thiết bị địa điểm và ý tưởng cho sự kiện. Công việc này đòi hỏi nhân viên phải có ngoại hình và sự khéo léo để thuyết phục khách hàng. Ngoài ra mối quan hệ và kinh nghiệm cá nhân cũng là yếu tố để sale sự kiện có thể hoàn thành tốt công việc của mình.

Nếu thuyết phục được nhiều khách hàng, nhân viên sale sự kiện sẽ nhận được một mức lương rất lớn. Mức lương cho nhân viên sale chủ yếu từ 10.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ (bao gồm cả lương cứng và doanh số). Nếu bạn làm ở vị trí cao hơn như trưởng phòng kinh doanh của công ty sự kiện thì mức thu nhập một tháng khoảng 50.000.000 VNĐ đến 80.000.000 VNĐ.

Thực hiện nhiệm vụ thiết kế các ấn phẩm, quà tặng, card, portfolio, hồ sơ năng lực hỗ trợ đấu thầu sự kiện, backdrop, banner, standee. Mức lương thiết kế 2D thường từ 8.000.000 VNĐ đến 12.000.000 VNĐ. Nếu làm tốt, bạn có thể nhận được mức lương từ 20.000.000 VNĐ đến 30.000.000 VNĐ/tháng.

Dựng 3D sân khấu, 3D toàn bộ chương trình sự kiện. Người thiết kế đồ họa 3D, đóng vai trò quyết định trong việc chốt sale, nhận dự án. thường từ 15.000.000 VNĐ đến 30.000.000 VNĐ/tháng. Mức lương của designer 3D

Hỗ trợ những đầu việc không có người làm như cài mic cho ca sĩ, chỉ đường, bê đồ, dán sticker. Công việc helper sự kiện phù hợp cho sinh viên, thực tập sinh, PG, PB . Mức lương của helper thường là 500.000 VNĐ – 1.000.000 VNĐ cho một sự kiện.

Là người chịu trách nhiệm điều khiển âm thanh, ánh sáng cho sự kiện. Tuy nhiên, thường thì công việc này sẽ do điều phối viên phụ trách. Trường hợp ekip sự kiện thiếu nhân sự thì mới cần sử dụng đến nhân sự bên ngoài. Mức lương cho người phụ trách âm thanh, ánh sáng từ 1.000.000 VNĐ đến 5.000.000 VNĐ/ 1 sự kiện.

5. Tổ chức sự kiện (event) học ngành gì? Thi khối nào?

Tổ chức sự kiện là một ngành học mới thi theo khối A, A1, D và C với tên gọi là ngành nghề: quản trị sự kiện và lễ hội hay đạo diễn sự kiện… Đây l à một ngành học khá mới được áp dụng dạy học tại một số trường như:

Ngoài ra cũng có một số ngành của các trường đại học đào tạo có bổ sung kiến thức của nghề tổ chức sự kiện như:

Đại học Kinh Tế Đà Nẵng

Khoa PR – Quan hệ công chúng và truyền thông tại trường Đại học Dân lập Văn Lang…

Bộ môn tổ chức sự kiện, chuyên ngành quản trị khách sạn của trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG Hà Nội.

Ngành Báo chí của trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn (ĐHQG Hà Nội và chúng tôi

Ngành quan hệ công chúng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG Hà Nội.

Ngành Quan hệ công chúng của trường Đại học Văn Lang

Khoa du lịch của Đại học Văn hóa….

Công ty tổ chức sự kiện là gì? Thành lập công ty tổ chức sự kiện như thế nào? Đây là câu hỏi mà nhiều khách hàng đặt ra khi có nhu cầu thành lập công ty tổ chức sự kiện.

Cơ sở pháp lý

– Luật doanh nghiệp 2014

– Nghị định 78/2023/NĐ-CP

Tổ chức sự kiện là gì?

Điều kiện để thành lập công ty tổ chức sự kiện

Loại hình doanh nghiệp

– Khách hàng có thể lựa chọn một trong các loại hình doanh nghiệp được quy định trong luật doanh nghiệp như: Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh.

Ngành nghề của công ty tổ chức sự kiện

– Tổ chức sự kiện hiện là ngành nghề pháp luật không cấm và không có điều kiện khi đăng ký kinh doanh. Do đó, bạn có thể đăng ký các ngành nghề sau để kinh doanh:

STT

TÊN NGÀNH NGHỀ

MÃ NGÀNH

1

Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại

8230

2

7310

3

9321

4

Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí

9000

Vốn điều lệ

Thành lập công ty tổ chức sự kiện thì pháp luật không quy định về mức vốn tối thiểu cũng như tối đa. Do đó bạn có thể tùy ý lựa chọn mức vốn phù hợp với quy mô kinh doanh mà bạn dự kiến thực hiện.

Tên công ty

– Tên doanh nghiệp được cấu thành từ hai thành tố: loại hình doanh nghiệp và tên doanh nghiệp

– Không được đặt tên doanh nghiệp trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc, trừ những doanh nghiệp đã giải thể hoặc phá sản; không được sử dụng tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý của tổ chức, cá nhân đã được bảo hộ để cấu thành tên riêng của doanh nghiệp; không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội

Trụ sở chính

– Trụ sở chính của doanh nghiệp phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

– Không đặt địa chỉ trụ sở công ty không đúng chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh như Căn hộ chung cư có mục đích để ở; Nhà tập thể có diện tích sử dụng chung; Trên diện tích đất đang quy hoạch hay đất không đúng mục đích sử dụng như đất rừng, đất nông nghiệp… (khi thành lập công ty nên chọn địa chỉ đặt trụ sở ổn định, lâu dài tránh trường hợp phải thay đổi địa chỉ trụ sở nhiều lần gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty)

Người đại diện theo pháp luật

– Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp.

– Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật

Thủ tục thành lập công ty 

Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ thành lập công ty

Bước 2: Nộp hồ sơ lên phòng đăng ký kinh doanh- Sở kế hoạch đầu tư.

Trong Thời gian: 03 ngày làm việc (kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ) Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả đăng ký thành lập công ty

Bước 5: Khắc con dấu tròn của doanh nghiệp

Bước 6: Thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh

Thành phần hồ sơ

– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp 

–  Điều lệ công ty (có đầy đủ chữ ký của người tham gia thành lập doanh nghiệp);

– Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau đây:

+ Một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ sở hữu công ty đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là cá nhân;

+ Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác, Điều lệ hoặc tài liệu tương đương khác của chủ sở hữu công ty đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước);

+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

– Văn bản ủy quyền của chủ sở hữu cho người được ủy quyền đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức.

Thẩm quyền

– Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi công ty dự định đặt trụ sở

Thời gian

Từ 03 – 05 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ

Khách hàng cần cung cấp 

- Thông tin về doanh nghiệp: tên, trụ sở chính, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật

Công việc của chúng tôi

– Soạn thảo hồ sơ hoàn chỉnh 

– Thay mặt quý khách hàng nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước

– Nhận kết quả và bàn giao cho quý khách hàng

Liên hệ với chúng tôi

Hotline: 098.9869.523

Email: Lienheluattuvan@gmail.com

Hình thành ý tưởng sự kiện bằng sự nỗ lực động não cá nhân

Công cụ hữu ích để mỗi nhà tổ chức sự kiện sáng tạo ý tưởng sự kiện là mô hình 5Ws. 5Ws là tập hợp gồm 5 câu hỏi quan trọng, được viết bằng tiếng Anh ( chữ cái đầu tiên W), cần phải trả lời để thiết kế ý tưởng sự kiện là Why, Who, When, Where và What:

Why: Tại sao sự kiện được tổ chức?

Phải có những lý do thuyết phục để xác nhận tầm quan trọng và khả năng tồn tại của việc tổ chức sự kiện. Trả lời câu hỏi này chính là việc xác định loại hình sự kiện được tổ chức, có thể là để nâng cao sự hiểu biết về văn hóa cộng đồng hay nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty/ điểm đến; để tăng doanh thu của công ty; để thúc đẩy một chương trình cộng đồng; đánh dấu một sự kiện lịch sử, ngày lễ quốc gia hoặc địa phương; để tạo ra một sự kiện thể thao mang tính cạnh tranh, hoặc sự kiện thể thao quần chúng; để thu hút nhiều hơn số lượng khách đến thăm, gia tăng thời gian lưu lại và sự chi tiêu của khách ở thành phố/ khu vực; để ra mắt một sản phẩm mới.

Làm rõ lý do tổ chức sự kiện chính là xác định mục tiêu sự kiện. Nhiệm vụ này cần được tiến hành ngay khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện. Bởi vì, nó cung cấp cho nhà tổ chức sự kiện các hướng nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực

When: Sự kiện sẽ diễn ra khi nào?

Có đủ thời gian để nghiên cứu và lên kế hoạch sự kiện không? Việc xác định thời gian có phù hợp với nhu cầu khán giả không? Thời gian lựa chọn có bị trùng với những sự kiện khác không? thời tiết trong thời gian tổ chức sự kiện như thế nào? Đặc biệt, các sự kiện tổ chức ngoài trời, nếu ngày dự kiến tổ chức có mưa bão sẽ là thảm họa. Vì thế, cần phải cập nhật thông tin về thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện và chuẩn bị những phương án dự phòng phù hợp.

Where: Sự kiện được tổ chức ở đâu?

Sự chọn lựa địa điểm tổ chức sự kiện và địa điểm thiết kế sân khấu phải cân bằng tốt nhất giữa nhu cầu của chủ sự kiện, sự tiện lợi cho khán giản, sự dễ dàng đi đến được và chi phí. Thông thường, ấn tượng của khách về điểm đến/ doanh nghiệp/ cá nhân phụ thuộc rất nhiều vào bầu không khí sự kiện. Do đó, tùy theo mục đích, nhà tổ chức cần lựa chọn địa điểm phù hợp để thỏa mãn các tiêu chí mang lại thành công cho chương trình.

What: Tất cả những gì cần phải làm cho sự kiện.

Trước hết, cần phải đặt tên sự kiện. Tên sự kiện có vai trò quan trọng đối với sự kiện, đó là yếu tố để nhận biết và để nhớ về sự kiện. Có thể đặt tên cho sự kiện theo nhiều cách: tên gắn với mục đích, tên gắn với địa danh, tên gắn với nội dung, tên gắn với thời gian, tên gắn kết các hỗn hợp trên. Nhà tổ chức sự kiện cần cân nhắc các vấn đề sau khi đặt tên sự kiện:

Có thể phân biệt được với sự kiện khác không?

Có sức lôi cuốn không?

Có dễ nhớ không?

Có thích hợp không

Có thể sử dụng lại được không?

Nhấn mạnh rằng, một nhiệm vụ rất quan trọng trong giai đoạn sáng tạo ý tưởng về sự kiện phải phát hiện ra được những nhân tố và nguồn lực đặc trưng mà nó có thể làm cho sự kiện trở nên độc đáo.

Ý tưởng sự kiện là sáng tạo, đó là những dòng suy nghĩ trong não bộ chúng ta có tính trừu tượng và tính” vụt sáng”, nên nó phải được hữu hình hóa trên giấy. Trước hết, đó là một bản phác thảo ý tưởng sự kiện, được thực hiện bằng kỹ thuật sơ đồ tư duy Mindmap. Công cụ này giúp nhà tổ chức sự kiện sắp xếp hiệu quả và có cấu trúc hơn cho những ý tưởng về sự kiện.

Phát triển ý tưởng sự kiện thông qua trao đổi nhóm